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Automatiser Google Sheets avec Make : Notre Tutoriel
19 juin 2024
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Automatiser Google Sheets avec Make : Notre Tutoriel

Google Sheets est devenu un outil populaire grâce à ses fonctions d’édition à plusieurs en ligne. Il permet à une équipe de consulter un document type excel en un rien de temps via un lien de partage ultra-pratique. Grâce à lui, les collaborateurs peuvent se synchroniser dans l’élaboration et l’avancement d’un projet via la mise en collaboration des données de vos feuilles de calcul (sheets). 

Si Google Sheets est très pratique, il peut parfois être synonyme de tâches redondantes pour les employés d’une entreprise. Pourtant, il est tout à fait possible d’automatiser certaines actions à l’aide d’un logiciel comme Make. Ce dernier vous permet de créer des workflows qui pourront non seulement vous faire gagner en productivité, mais aussi dégager du temps à vous et vos employés pour la réalisation de tâches à plus forte plus-value. Dans cet article, Sequance vous explique comment connecter Make à Google Sheets.

Make et Google Sheets : quels avantages ?

Si Google Sheets est un bon moyen de créer et partager des feuilles de calcul, il demande de nombreuses heures de pratique avant de pouvoir révéler son plein potentiel. En plus de cela, les tâches à faire sur ce dernier ne nécessitent souvent pas une très grande réflexion, ce qui peut avoir tendance à démotiver vos équipes. 

C’est alors que Make intervient pour vous proposer une solution à la fois facile à prendre en main, et très efficace. En effet, ce logiciel vous permet de mettre en place des automatisations via de simples “glisser-déposer” qui ne nécessiteront aucune compétence en code.

Make peut se vanter d’être le leader de son marché avec près de 250 000 utilisateurs fidèles à son actif. Ses membres bénéficient également d’une grande connectivité de la plateforme qui peut s’intégrer avec plus de 1 000 applications populaires auprès des TPE et PME (dont Google Sheets). Ainsi, Make s’impose comme une solution évidente qui conviendra à la plupart des besoins des entrepreneurs. 

Automatiser Google Sheets avec Make (Ex Integromat) : Notre Tutoriel, intégration

Même si Make reste relativement accessible, il demandera tout de même quelques heures d’apprentissage. Notre agence d’automatisation Make vous propose son expertise pour vous aider à prendre en main tous ses outils en un rien de temps. 

Le saviez-vous ? Vous pouvez aussi automatiser Discord avec Make, lisez notre article dédié sur le sujet pour en savoir plus.

Connecter Make à Google Sheets : Le tutoriel 

Si vous souhaitez essayer d’automatiser Google Sheets, il vous faudra d’abord connecter les deux applications entre elles. Mais rassurez-vous, cette procédure ne prendra que quelques minutes en suivant notre tutoriel détaillé : 

  1. Connectez-vous à votre compte Make puis cliquez sur “Nouveau scénario”. Ajoutez le module Google Sheets à votre scénario en cliquant sur le “+”. Cliquez enfin sur “Créer une connexion”. Si vous n’avez pas encore de compte Make, vous pouvez tout à fait en créer un gratuitement. 
  2. Optionnel : dans la partie “Nom de la connexion” vous pouvez renseigner le nom de votre choix pour rendre votre scénario discernable des autres.
  3. Cliquez sur sauvegarder.
  4. Si demandé, authentifiez votre compte et confirmez l’accès. 
  5. Et voilà ! Vous avez réussi à connecter Make avec Google Sheets. Vous pouvez maintenant construire vos scénarios et ajouter différents modules Google Sheets déjà proposés par Make.

Bon à savoir : vous pouvez importer votre application d’identification personnalisée en cliquant sur “paramètres avancés” Pour en savoir plus, rendez-vous sur la documentation Make.

Insérer l’extension Make dans Google Sheets 

Il est possible d’ajouter un “add-on” pour plus de praticité sur Google Sheets via le moteur de recherche Google : 

  1. Ouvrez la page du spreadsheet que vous voulez automatiser. 
  2. Allez dans “Extensions”, puis sur “Modules complémentaires” et cliquez sur “Ajouter”
  3. Cherchez l’extension Make et cliquez sur “Installer”. 
  4. Cliquez sur “Continuer” et acceptez les demandes d’accès de l’extension.
  5. Et voilà, vous avez réussi(e) à installer Make pour Google Sheets. 

Implémenter vos premiers déclencheurs (Triggers) 

  1. Copiez l’adresse de votre webhook et cliquez sur “OK”. 
  2. Ouvrez le spreadsheet.
  3. Ouvrez votre extension Make pour Google Sheets. 
  4. Copiez l’adresse URL de votre webhook dans la section “Paramètres”.
  5. Cliquez sur “Sauvegarder”.

Ce que vous pouvez faire avec Make sur Google Sheets

Avec Make, vous pouvez créer de nombreuses automatisations qui vous simplifieront la vie au quotidien. Pour vous aider à visualiser toutes les possibilités que vous offre l’outil, voici une liste non exhaustive des automatisations les plus populaires : 

  • Créez des “triggers” : programmez des déclencheurs qui s’activeront lorsqu’une action spécifique sera effectuée sur le spreadsheet. Cela peut être lorsque des changements sont ajoutés sur le sheet, et lorsqu’une nouvelle rangée ou cellule est ajoutée. Vous pouvez aussi programmer l’exécution de fonctions grâce à la fonctionnalité “MAKE_FUNCTION”; 
  • Automatisez des actions précises : mettez en place un script pour effectuer des actions précises telles que l’ajout ou la suppression de rangées, la modification de certaines cellules, le copiage de feuilles, etc. Vous pouvez aussi programmer un appel auprès d’une API. 
  • Créez des automatisations de recherche : mettez en place des automatisations pour rechercher des informations précises dans vos sheets Google Sheets. Vous pourrez chercher une rangée ou une cellule, et obtenir des valeurs, ou bien lister toutes vos feuilles correspondant à un critère sélectionné. 
  • Les autres automatisations : de nombreuses autres optimisations et scripts sont possibles et grâce à Make. Vous pouvez par exemple implémenter un bouton qui se chargera de lancer un scénario d’automatisation une fois pressé, chercher des rangées, des cellules et colonnes vides, poster et obtenir des images depuis Google Sheets, etc.

3 exemples d’automatisations sur Google Sheets

Si vous doutez encore de l’intérêt d’implémenter Make à vos feuilles Google Sheets, voici quelques exemples d’automatisations pratiques qui pourraient vous aider à vous lancer. 

Envoie d’un e-mail Gmail lorsqu’une ligne Google Sheets est ajoutée

Gardez vos équipes à la page grâce à cette automatisation qui les préviendra de tout changement effectué sur le Google Sheets. Ces derniers recevront une notification d’un nouveau message Gmail qui leur signalera qu’une modification a été effectuée sur une sheet. Ces derniers gagneront en réactivité, et donc en productivité. 

Améliorez vos contenus avec ChatGPT à partir de vos lignes Google Sheets

Améliorez grandement la qualité de vos contenus en utilisant ChatGPT associé à Make pour compléter des textes déjà existants. Il vous est possible d’utiliser la puissance de l’intelligence artificielle pour rendre vos textes encore plus pertinents d’un point de vue SEO, ou bien pour lui apporter des précisions importantes. 

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Créez des événements Google Calendar depuis votre Google Sheets

Rendez la gestion de vos plannings beaucoup plus fluide grâce à cette automatisation signée Make. Il vous est possible de programmer des événements tels que des réunions depuis votre Google Sheets en toute simplicité. L'automatisation se chargera d’aller récupérer les données et de les implémenter sur le planning Google Calendar de votre équipe. 

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Joanny Thevenin
Joanny Thevenin
Joanny Thévenin est un passionné de SEO et de marketing, dont la mission est de vous aider à optimiser les revenus de votre entreprise et vous faire monter en compétences. Pour cela, il peut compter sur l’expérience qu’il a acquise lors de ses 8 années de pratique au sein de postes de chef de projet et de directeur. Il a notamment aidé de nombreuses entreprises à améliorer leur référencement sur les moteurs de recherche tout en optimisant leurs processus.
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